<baner z grafiką od jakiej taryfy jest dostępna funkcjonalność>
W przypadku gdy nie możesz wystawić faktury sprzedażowej swojemu klientowi ze względu na brak urządzenia, czy jeżeli realizujesz sprzedaż na odległość, zawsze możesz skorzystać z Platformy iPOSweb. Dzięki temu klient nie musi oczekiwać na wydruk dokumentu, a samo potwierdzenie transakcji w formie faktury możesz przesłać swojemu klientowi drogą mailową. Wszystkie wystawione faktury za pomocą platformy iPOSweb przyjmują wygodną postać pliku PDF, który w każdym momencie w razie potrzeby możesz zapisać na dysku swojego komputera.
Wystawienie faktury
- Zaloguj się do iPOS web.
- Przejdź do Sprzedaż/Transakcje.
- W prawym górnym rogu naciśnij w przycisk wystaw fakturę.
- W kolejnym widoku w lewym górnym rogu wybierz z listy sklep którego dotyczy dostawa.
- Wprowadź datę sprzedaży.
- Wybierz formę płatności. Tutaj możesz zweryfikować aktywne sposoby płatności.
- Po wybraniu opcji przelew wybierz z listy termin płatności (opcjonalnie).
- Wprowadź NIP firmy nabywcy, a następnie naciśnij w przycisk pobierz. System automatycznie pobierze dane z bazy GUS. W każdym momencie możesz wprowadzić dane ręcznie.
Dodawanie produktów do faktury
- Wybierz produkt z listy - po wpisaniu pierwszych znaków w polu nazwa pojawi się lista, z której możesz wybrać właściwą pozycję.
- Wprowadź ilość sprzedawanej pozycji na fakturze.
- Sprawdź poprawność zaciągniętej ceny sprzedaży brutto, a w razie potrzeby dokonaj jej zmiany.
Cena zaciąga się z danych produktu w zakładce Produkty - Asortyment, cena ta może zostać nadpisana w momencie wystawiania faktury. - W przypadku gdy na fakturze masz kilka pozycji - dodaj każdą kolejną pozycję faktury wykorzystując przycisk dodaj pozycję, a następnie postępuj zgodnie z powyższymi punktami od 1 do 3.
- Opcjonalnie sprawdź status checkbox'u w prawym górnym rogu, czy faktura ma zaznaczoną wysyłkę do KSeF - o ile tego chcesz.
- Aby zapisać fakturę, wybierz przycisk zapisz.
Po zapisaniu dokumentu, na Twój dysk automatycznie pobierze się wystawiona faktura, zgodnie z formatem ustawionego wydruku.
Format wydruku
Zgodnie z artykułem dotyczącym połączenia iPOS z KSeF, podczas konfigurowania połączenia wybierasz jeden z 2 możliwych do wyboru trybów działania. Ma to wpływ na dokument, który automatycznie zapisuje się na dysku Twojego komputera, podczas zapisywania faktury wystawianej z poziomu iPOSweb.
1. Faktura z kodem QR
Przy zaznaczeniu tego formatu wydruku, na dysk Twojego komputera w momencie zapisywania faktury, będzie pobierana wizualizacja dokumentu, wraz z 2 kodami QR:
- Kod QR OFFLINE - umożliwia weryfikację danych faktury przed jej dotarciem do systemu KSeF, ale i również po dotarciu do systemu KSeF pełni rolę kodu dostępowego do faktury w KSeF.
- Kod QR CERTYFIKAT - potwierdza tożsamość wystawcy, generowany przy użyciu certyfikatu KSeF.
2. Potwierdzenie transakcji z kodem QR
Przy zaznaczeniu tego formatu wydruku, na dysk Twojego komputera w momencie zapisywania faktury, nie będzie pobierana wizualizacja dokumentu, ale potwierdzenie transakcji z kodami QR:
- Kod QR sprawdzający fakturę w KSeF - po jego zeskanowaniu umożliwia dostęp do faktury w KSeF, skąd Twój kontrahent może m.in. uzyskać wizualizację dokumentu.
- Kod QR związany z weryfikacją wystawcy faktury - potwierdza czy wystawca faktury ma uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu Twojej firmy.
Pamiętaj!
- Automatycznie pobrany dokument różni się od tego pobranego później z widoku Sprzedaż-Transakcje, ponieważ pierwsza wersja dotyczy faktury, która nie została jeszcze wysłana do KSeF - dlatego zawiera dwa kody QR („offline” i „certyfikat”). Po wysłaniu i przyjęciu faktury przez KSeF dokument zawiera już tylko jeden kod QR, który umożliwia dostęp do faktury w systemie KSeF.
- Po wysłaniu i przyjęciu faktury do KSeF, nie jest możliwe pobranie potwierdzenia transakcji - o ile masz ustawiony tryb wydruku "potwierdzenie transakcji z kodem QR". W tym przypadku po dosyłce faktury do KSeF będzie pobierać się wyłącznie wizualizacja dokumentu.
Tryby działania
Zgodnie z artykułem dotyczącym połączenia iPOS z KSeF, podczas konfigurowania połączenia wybierasz jeden z 4 możliwych do wyboru trybów działania:
1. wystawiam wyłącznie faktury poza KSeF (np.: na osoby fizyczne),
To ustawienie oznacza, że żadna z wystawionych faktur nie będzie przesyłana do systemu KSeF. W trakcie wystawiania faktury z platformy iPOSweb, nie będziesz miał checkbox'u z opcją wysyłki faktury do KSeF.
2. wystawiam faktury poza KSeF (np.: na osobę fizyczną) z możliwością ręcznego przełączenia na fakturę KSeF,
W tym trybie podczas wystawiania faktury opcja „KSeF” (checkbox odpowiedzialny za wysyłkę do KSeF) jest domyślnie odznaczona. Aby wysłać fakturę do KSeF, należy każdorazowo ręcznie zaznaczyć tę opcję.
3. wystawiam faktury z preferencją KSeF z możliwością ręcznego przełączenia na fakturę poza KSeF (np.: na osobę fizyczną),
W tym przypadku opcja „KSeF” jest domyślnie zaznaczona podczas wystawiania faktury. Możesz ją jednak ręcznie odznaczyć, jeśli uznasz że dana faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF.
4. wystawiam wyłącznie faktury KSeF
To ustawienie oznacza, że każda wystawiona faktura - również dla osoby fizycznej - będzie automatycznie przesyłana do systemu KSeF. W tej opcji nie ma możliwości określenia, czy wystawiana faktura ma zostać wysłana do KSeF czy nie.
Usunięcie faktury (opcja tylko dla faktur nie wysłanych do systemu KSeF).
- Zaloguj się do iPOS web.
- Przejdź do Sprzedaż/Transakcje.
- Korzystając z filtrów, wyszukaj właściwą fakturę.
- W prawym górnym rogu naciśnij w przycisk usuń fakturę.
- Potwierdź wyświetlony komunikat.
Pamiętaj!
- Możesz usunąć tylko ostatnią fakturę wystawioną w danym sklepie.
- W przypadku faktury wysłanej do KSeF, typ operacji będzie jako "faktura KSeF" i przycisk usunięcia faktury nie będzie widoczny.
- Zgodnie z przepisami, wysłanych faktur do KSeF nie można usunąć i trzeba dokonać korekty faktury w zewnętrznym systemie.
Wizualizacja faktury
Oczywiście mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie klienci zwrócą się do Ciebie po wizualizację dokumentu, mimo posiadania go w systemie KSeF. Dzięki iPOSweb możesz w każdym momencie ponownie wydrukować fakturę wystawioną z iPOSweb.
- Zaloguj się do iPOS web.
- Przejdź do Sprzedaż/Transakcje.
- Korzystając z filtrów, wyszukaj właściwą fakturę.
- W prawym górny rogu naciśnij w przycisk eksportuj.
- Wybierz opcję drukuj, a następnie drukuj fakturę.
- Jeżeli klient sobie zażyczy, możesz również z tego miejsca wydrukować dokument UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które potwierdzi zarejestrowanie faktury w KSeF.
Sprawdzenie statusu faktury w KSeF
Na platformie iPOSweb w zakładce Sprzedaż - Transakcje, możesz podglądnąć aktualny status w KSeF wystawionej przez Ciebie faktury. W tym miejscu dowiesz się między innymi czy faktura została dostarczona do KSeF, ale i również z tego miejsca możesz podejrzeć wizualizację dokumentu w KSeF, czy przeglądnąć certyfikat faktury.
- Zaloguj się do iPOS web.
- Przejdź do Sprzedaż/Transakcje.
- Korzystając z filtrów, wyszukaj właściwą fakturę.
- W prawym górny rogu naciśnij w przycisk szczegóły KSeF.
Pamiętaj!
- Wystawiane faktury z iPOSweb korzystają z własnej, indywidualnej numeracji faktur.
- Fakturę wystawioną z iPOS web należy osobno zaksięgować w ewidencji VAT/JPK, gdyż nie jest ona dokumentem fiskalnym i nie będzie uwzględniona w raportach fiskalnych.
- Funkcjonalność dostępna jest od taryfy Standard i wyższej.
- Próba wysyłki faktury do KSeF odbywa się w interwale wynoszącym około 1 minuty.